Dans de nombreux cantons et communes, il existe une obligation de déclaration : les hôtes doivent enregistrer les clients qui passent la nuit. Les exigences précises (données, délais, canal de déclaration) sont fixées par la commune ou le canton concerné.
Quelles données sont enregistrées ?
En général le nom, l’adresse du domicile, la date de naissance, la nationalité ainsi que le type et le numéro de pièce d’identité. Ces informations sont particulièrement sensibles et ne peuvent être traitées que pour la déclaration et seulement aussi longtemps que nécessaire.
Conservation & protection des données
- Ne conservez les données de déclaration que pour la durée légalement requise, puis supprimez-les.
- Informez les clients de manière transparente sur la finalité et la durée de conservation (note de protection des données).
- Sécurisez les données techniquement — pas de tableur ouvert, pas de stockage non chiffré.
Numérique plutôt que papier
CheckInShine propose une fonction de déclaration des hôtes avec un délai de suppression automatique configurable et une note de protection des données générée par logement — vous remplissez ainsi l’obligation de façon numérique et conforme. Cet aperçu ne remplace pas un conseil juridique ; ce sont les règles de votre commune qui font foi.